 Налоговые правила предписывают, что реестры и документы компаний, индивидуальных предприятий и самозанятых работников должны храниться до истечения срока уведомления об уведомлениях об оценке, то есть:
- Не позднее 31 декабря пятого года, следующего за годом подачи налоговой декларации. Пример: за налоговый период 2017 года декларация была подана в 2018 году и относящиеся к ней документы должны храниться до 31 декабря 2023 года. Таким образом, срок хранения составляет 7 лет, начиная с налогового периода.
Для налоговых периодов до 31.12.2015 срок, указанный в пункте 1., сокращен на один год. Обязательными бухгалтерскими книгами, которые необходимо вести, являются регистры НДС, журнал учета, книга инвентаризации и реестр амортизируемых активов. Для первых трех сроки консервации совпадают с указанными в пунктах 1 и 2. Для Реестра амортизируемого имущества срок консервации составляет не менее 10 лет.
В случае пропуска декларации или при наличии криминальных аспектов сроки, указанные выше, продлеваются!
Гражданские правила (ст. 2220 ГК) предусматривают срок хранения не менее 10 лет для всех регистров и бухгалтерских документов, включая книги компаний и документы о трудоустройстве.
Сохранение документов о приеме на работу
Правилами налогообложения и социального страхования по сохранению документов о приеме на работу являются:
- Единая трудовая книжка, введенная в 2009 году взамен старых журналов явки и регистрации, должна храниться в течение пяти лет с момента последней регистрации.
- Реестр несчастных случаев, упраздненный в декабре 2015 года, должен храниться не менее четырех лет с момента последней регистрации и, следовательно, до 2019 года.
- Общение с сотрудниками (наем, увольнение, преобразование и т. д.) с марта 2008 года осуществляется только в электронном виде, поэтому любые обязательства по сохранению прекращаются.
Трудовые договоры должны заключаться в течение пяти лет. Поскольку подписанный трудовой договор будет полезен, если работодателю необходимо доказать выкристаллизованные факты и обстоятельства (признание сверхминимума или оговорка о неполном рабочем дне), трудовой договор желательно сохранять как минимум до окончания трудовых отношений.
Работникам необходимо передать расчетную ведомость и единую справку (certificazioni unica - CU). Фактически, при любой оценке именно работодатель должен продемонстрировать подтверждение доставки. Поэтому документы должны храниться не менее пяти лет — периода, в течение которого инспекторы могут оспорить нарушение обязательства по поставке. Гражданские правила также предусматривают срок хранения всех рабочих документов не менее 10 лет.
Поэтому, очень важно вести кадровое делопроизводство профессионально и с точностью.
Выводы
Поскольку налоговые и гражданско-правовые периоды хранения могут не совпадать, рекомендуется хранить всю документацию не менее десяти лет.
Целесообразно архивировать трудовые договоры и отдельные справки в электронном виде, чтобы они были доступны даже по истечении десятилетнего срока, установленного законодательством.
| 
